El coste de un despacho es, sobre todo, gente
La cuota de una comunidad no sube porque este mes se haya roto el ascensor dos veces. Las horas que consume, sí. Por eso el margen de un despacho depende en gran parte de cuánto trabajo cabe en un mismo equipo, y por eso crecer suele querer decir contratar.
Si el coste es sobre todo gente, la pregunta útil no es qué puede hacer la inteligencia artificial en general, sino en qué se van las horas de tu gente.
Dónde se van las horas
Coge una avería cualquiera y sigue su recorrido. Casi nada de lo que ocurre es decidir:
- Leer el aviso y ubicar de qué comunidad es.
- Buscar al proveedor y pasarle los datos.
- Volver a reclamar cuando no contesta.
- Contestar al vecino, que pregunta cómo va lo suyo.
- Comprobar el arreglo y dejarlo apuntado.
Cada paso es breve. Lo caro es la suma, y que interrumpe todo lo demás. Fernando García Mendiz lo contaba así de su despacho:
«solo ese ir detrás se nos llevaba unas 2 horas al día de una persona»Fernando García Mendiz, Fincas Atrisa
Un ejercicio: una semana con el reloj
No hace falta creer en cifras ajenas. En una semana tienes las tuyas.
- Elige a la persona que más avisos gestiona.
- Durante cinco días laborables, que apunte cada vez que dedica tiempo a seguimiento: reclamar a un proveedor, contestar a un vecino, buscar un dato o anotar lo hecho. Basta con una hoja y una marca cada cuarto de hora.
- Suma las horas de la semana y multiplícalas por las semanas que trabaja al año y por lo que cuesta su hora.
- Repítelo mentalmente con el resto del equipo. Ese número es lo que te cuesta hoy el seguimiento.
- Divide esas horas entre las que dedicáis de media a una comunidad. Ese número es cuántas comunidades más cabrían en el mismo equipo.
Con esos dos números delante, la conversación deja de ser sobre tecnología y pasa a ser sobre tu cuenta de resultados.
Las dos salidas
Esas horas son coste. O son cartera. O bajas costes, o llevas más comunidades con la misma plantilla. Las dos son legítimas y la decisión es tuya.
Para hacerte una idea, aunque cada despacho es distinto, Fernando García Mendiz da este dato del suyo:
«en mi despacho, estamos logrando ahorros medios del 25 % sobre el coste del departamento de gestión»Fernando García Mendiz, Fincas Atrisa
ChatGPT o un agente de IA: qué hace cada uno
Un asistente general como ChatGPT te ayuda a escribir. Le pides un texto, te lo devuelve, y tú lo revisas, lo copias y lo envías. Para eso funciona bien, y empezar por ahí apenas cuesta. Algunos ejemplos de prompts, lo que puedes pedirle:
- «Redacta un aviso para los vecinos: el lunes se corta el agua de 9 a 13 por una reparación en la bajante.»
- «Resume este correo del proveedor en tres puntos para el presidente de la comunidad.»
- «Convierte estas notas en un orden del día claro para la junta.»
- «Compara estas dos ofertas: qué incluye cada una y qué le falta a la otra.»
Cuidado con lo que pegas: quita los datos personales de vecinos, propietarios y proveedores, como nombres, teléfonos y direcciones, salvo que tu despacho tenga resuelto cómo trata esos datos esa herramienta.
Usado así, como un chat, el trabajo que viene después sigue siendo tuyo: escribir al proveedor, insistir cuando no contesta, informar al vecino y dejar el caso cerrado y escrito. Esas horas siguen siendo de tu equipo. Un agente de IA trabaja dentro del despacho: recibe el aviso, actúa dentro de los límites que tú le pones y deja cada paso registrado.
Qué mirar antes de elegir
Hay herramientas que sugieren y herramientas que hacen. Si el problema son las horas, te interesa que el trabajo salga de la mesa de tu equipo. Algunas preguntas que ayudan:
- ¿Hace el seguimiento hasta el final? Recordarte que hay que reclamar no te quita la tarea de reclamar.
- ¿Tienes que cambiar de programa? Tu programa de gestión lleva años con tus datos. Mejor que se quede.
- ¿Quién hace la migración? Si la tiene que hacer tu equipo, el primer mes te cuesta horas en lugar de ahorrártelas.
- ¿Tú pones los límites? Debe actuar dentro de lo que tú definas y avisarte cuando haya que decidir.
- ¿Queda escrito? Si un presidente pregunta, tiene que poder verse qué se hizo y cuándo.
- ¿Dónde están los datos? Pide que te lo digan por escrito, con sus proveedores.
Por dónde no empezar
No empieces por lo que requiere criterio delicado, como un conflicto entre vecinos o una decisión de la junta. Empieza por lo repetitivo, donde un error se ve enseguida y se corrige, y donde cada caso deja rastro. Cuando ya te fíes, amplía a presupuestos y a informes.
Si quieres ver cómo se aplica a tu despacho, cuéntanoslo y lo vemos en media hora.